CONSOLIDAR DATOS EN EXCEL DE VARIAS HOJAS EN UNA SOLA

Consolidar datos en varias hojas de cálculo

Para resumir los resultados de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar datos de cada hoja en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, ensambla datos para que pueda actualizarlos y agregarlos más fácilmente según sea necesario.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Siga estos pasos para consolidar varias hojas de cálculo en una hoja de cálculo maestra:

1. Si aún no lo ha hecho, configure los datos en cada hoja constituyentes haciendo lo siguiente:
   • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista. Cada columna debe tener una etiqueta (encabezado) en la primera fila y contener datos similares. No debe haber filas ni columnas en blanco en ninguna parte de la lista.
   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra en la que planea consolidar los datos. Excel lo hará por usted.
   • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

   Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo maestra, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

3. Haga clic en Datos>Consolidar (en el grupo Herramientas de datos ).
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.Este es un ejemplo en el que se han elegido tres rangos de hoja de cálculo:
5. Seleccione los datos.A continuación, en el cuadro Referencia , haga clic en el botón Contraer para reducir el panel y seleccionar los datos de la hoja de cálculo.Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.
   
   Si una hoja de cálculo que contiene datos que necesita consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar ese libro. Después de localizar y hacer clic en Aceptar, Excel escribirá la ruta de acceso del archivo en el cuadro Referencia y anexará un signo de exclamación a esa ruta. A continuación, puede seguir seleccionando otros datos.Este es un ejemplo en el que se han seleccionado tres rangos de hoja de cálculo:
6. En la ventana emergente Consolidar , haga clic en Agregar. Repita este procedimiento para agregar todos los rangos que consolide.
7. Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si quiere que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla Crear vínculos a datos de origen . Si esta casilla permanece desactivada, puede actualizar la consolidación manualmente.

   Notas: 

   • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.
   • Si necesita cambiar la extensión de un rango (o reemplazar un rango), haga clic en el rango en la ventana emergente Consolidar y actualícelo siguiendo los pasos anteriores. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Simplemente elija la referencia anterior y presione la tecla Suprimir.
8. Haga clic en Aceptar y Excel generará la consolidación. Opcionalmente, puede aplicar formato. Solo es necesario aplicar formato una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.
   • Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
   • Asegúrese de que las categorías que no quiere consolidar tienen etiquetas únicas que aparecen solo en un rango de origen.